(1) Forvaltningsselskapet skal til enhver tid påse at det:
- har dokumenterte beslutningsprosedyrer og en organisering som klargjør funksjoner og ansvarsområder, blant annet gjennom stillingsinstrukser,
- gjør selskapets tilknyttede personer kjent med prosedyrer som gjelder innenfor den enkeltes ansvarsområde,
- har interne kontrollrutiner som sikrer at beslutninger og selskapets interne rutiner overholdes på alle nivåer i selskapet,
- har et effektivt system for intern rapportering og formidling av relevant informasjon innad i selskapet og rutiner for kommunikasjon med involverte tredjeparter,
- ansetter medarbeidere som har nødvendig kompetanse og kunnskap,
- besitter nødvendige ressurser og kunnskap for å kunne kontrollere oppgaver som er utkontraktert til tredjeparter, særlig med hensyn til risikostyring forbundet med slike avtaler, og
- sørger for at personer som utfører flere oppgaver for forvaltningsselskapet, utfører hver av disse i samsvar med god forretningsskikk.
(2) Forvaltningsselskapet skal tilpasse kravene som følger av første ledd til virksomhetens art, omfang og kompleksitet. Forvaltningsselskapet skal ta hensyn til bærekraftsrisikoer ved overholdelse av kravene i første ledd.
(3) I tillegg til de krav som følger av første ledd skal forvaltningsselskapet ha:
- systemer og rutiner for håndtering av informasjon som sikrer nødvendig sikkerhet og konfidensialitet,
- en hensiktsmessig plan for kontinuitet i virksomheten som tar sikte på å sikre eller gjenopprette viktige data og funksjoner og yting av virksomhet i tilfelle av systemsvikt, og
- retningslinjer og rutiner for regnskapsføring som gjør at selskapet på anmodning fra myndighetene i rett tid kan fremlegge regnskap og årsberetning i samsvar med gjeldende regler,
- egnede elektroniske systemer som sikrer rettidig og korrekt registrering av hver transaksjon og krav om tegning og innløsning i samsvar med § 2-16 og § 2-17 , og
- interne instrukser for de ansattes adgang til å være medlem av styre, bedriftsforsamling eller representantskap eller ha slik innflytelse som nevnt i aksjeloven eller allmennaksjeloven § 1-3 annet ledd. Slike instrukser skal også omfatte styremedlemmer som har slik innflytelse som nevnt i aksjeloven eller allmennaksjeloven § 1-3 annet ledd.
(4) Forvaltningsselskapet skal overvåke og regelmessig vurdere foretakets systemer, kontrollrutiner og ordninger etablert i henhold til denne paragraf, og iverksette tiltak for å avhjelpe eventuelle mangler.
Endret ved forskrift 20 des 2022 nr. 2373 (i kraft 1 jan 2023).