Forskrift

Forskrift for tilbakelån av arkivsaker fra arkivverket til avleverende institusjoner og embeter.

1. Arkivsaker som skal lånes tilbake til den institusjon som har avlevert dem, blir bare utlånt mot skriftlig rekvisisjon fra ansvarshavende arkivar (arkivleder), institusjonens leder eller embetets innehaver.

2. Rekvirenten må oppgi hvor sakene er å finne i avleveringslisten (side-, kasse- og løpenummer). Har rekvirenten vanskelig for å gjøre dette, skal han komme på vedkommende arkivinstitusjons lesesal og selv gjennomgå det aktuelle materialet. Dersom avleverende institusjon ligger i en annen by/på et annet sted enn arkivinstitusjonen, kan arkivinstitusjonens sjef gi dispensasjon fra denne siste regelen.

3. Dersom arkivinstitusjonen og avleverende institusjon ligger i rimelig nærhet av hverandre, skal lånende institusjon selv hente og bringe arkivsakene. I motsatt fall sendes arkivsakene som verdipakke eller rekommandert brev, eller på annen måte som arkivinstitusjonen bestemmer. Porto- eller fraktutgifter bæres av arkivinstitusjonen ved framsending, og av lånende institusjon ved retur.

4. Utlån skjer bare mot kvittering fra ansvarshavende arkivar (arkivleder), institusjonens leder, embetets innehaver eller den som denne bemyndiger.

5. Arkivsakene skal leveres tilbake til arkivinstitusjonen så snart de er brukt, og i samme stand som de ble utlånt.

6. Vedkommende arkivinstitusjon kan bestemme at det skal leveres kopier i stedet for tilbakelån av originalmateriale dersom det dreier seg om små mengder arkivsaker, eller dersom kopileveranser av andre grunner finnes mest hensiktsmessig.